Events

Kenali Fungsi Aplikasi Kepegawaian, Berikut dengan Manfaatnya

Ini dia fungsi aplikasi kepegawaian di sebuah perusahaan.

Gagah Radhitya Widiaseno

Ilustrasi absensi dengan sidik jari [Shutterstock].
Ilustrasi absensi dengan sidik jari [Shutterstock].

Mobimoto.com - Aplikasi kepegawaian adalah sebuah sistem yang dipakai oleh Perusahaan terutama tim HR untuk memproses serta menyimpan data dari para karyawannya secara otomatis.

Data-data karyawan tersebut terdiri dari data absensi, cuti atau izin kerja, jam kerja dan jam lembur, gaji bulanan, pajak, dan lainnya yang berhubungan dengan kinerja para karyawan.

Fungsi Aplikasi Kepegawaian

Data-data tersebut akan terintegrasi secara otomatis dengan aplikasi kepegawaian yang nantinya akan menghasilkan sebuah data yang bisa digunakan untuk kepentingan perusahaan dalam rekapitulasi data.

Meskipun software tersebut mempunyai peran yang bisa menggantikan tugas dari tim HR, software tersebut tetap masih membutuhkan tenaga kerja manusia untuk menjalankannya.

Hanya saja, adanya aplikasi kepegawaian dapat membantu pekerjaan tim HR menjadi lebih mudah dan efisien karena hampir semua proses sudah dilakukan oleh komputer.

Pekerjaan yang dulunya harus dilakukan secara manual saat ini sudah bisa diproses secara otomatis menggunakan sistem dari software tersebut. Tim HR tidak perlu repot-repot lagi merekap absensi bulanan para karyawan atau urusan lainnya secara manual yang membutuhkan waktu yang lebih lama.

Adanya software tersebut juga bisa membantu mengawasi kinerja para karyawan dengan adanya fitur GPS. Tim HR bisa mengawasi apakah karyawan tersebut bekerja ditempat yang semestinya atau tidak. Adanya pandemi Covid-19 yang membuat kebanyakan perusahaan harus mempekerjakan karyawannya dari rumah juga menjadi faktor penting dari fitur ini.

Tim HR bisa memastikan produktivitas para karyawan dengan menggunakan fitur ini, dan melihat apakah karyawan tersebut melakukan tugasnya dengan baik atau tidak. Fitur ini juga berguna untuk para karyawan yang mempunyai pekerjaan lapangan seperti sales marketing. Tim HR dapat mengawasi apakah mereka bekerja ditempat yang semestinya atau tidak tanpa perlunya pendampingan atau pengawasan secara langsung.

Selain itu, software tersebut juga mampu mengurangi adanya human error atau kesalahan yang disebabkan oleh manusia. Dahulu saat semua pekerjaan masih memerlukan proses manual yang dilakukan oleh manusia, human error sangat rentan untuk terjadi.

Adanya kesalahan perhitungan dan pencatatan yang disebabkan oleh tenaga kerja yang kurang kompeten atau sedang tidak fokus bisa menyebabkan kerugian yang krusial untuk perusahaan. Selain itu, hal ini juga bisa memengaruhi reputasi dan tingkat kepercayaan karyawan dan juga publik terhadap perusahaan tersebut.

Berkat perkembangan teknologi yang semakin pesat, ditambah dengan pandemi yang semakin mengubah cara kerja perusahaan di Indonesia secara radikal, saat ini human error atau kesalahan yang disebabkan oleh manusia bisa diminimalkan dan diatasi menggunakan aplikasi kepegawaian.

Software tersebut mampu mencatat, menghitung, serta merekap data-data dari perusahaan tanpa adanya kesalahan. Hal tersebut bisa terjadi karena semua proses pendataan yang dilakukan aplikasi kepegawaian dijalankan secara otomatis oleh komputer tanpa perlu bantuan dari manusia. Tenaga kerja manusia hanya berperan sebagai user yang mengoperasikan komputer tersebut, atau dalam istilah sistem komputer disebut dengan brainware.

Jenis-Jenis aplikasi kepegawaian

Aplikasi kepegawaian mempunyai beberapa jenis berbeda tergantung dengan pekerjaan apa saja yang mampu untuk diproses menggunakan software tersebut.

Mengetahui jenis-jenis dari aplikasi kepegawaian perlu dan penting untuk dilakukan agar tim HR bisa memilih jenis mana yang paling pas dan cocok untuk mereka gunakan dalam perusahaan. Tergantung dari seberapa banyak dan kompleksnya pekerjaan tersebut, maka jenis aplikasi kepegawaian yang harus dipakai juga berbeda. Jenis-jenis dari aplikasi kepegawaian antara lain adalah:

Human Resource Information System (HRIS) atau Aplikasi Kepegawaian

Human Resource Information System atau sering disingkat dengan HRIS adalah sebuah sistem yang diciptakan dengan tujuan untuk mengelola sumber daya manusia, prosedur, serta kebijakan dari perusahaan. Adanya sistem HRIS tersebut bisa membantu perusahaan agar lebih mudah melakukan pembagian informasi yang bertujuan untuk mendukung dan meningkatkan kinerja perusahaan.

HRIS mempunyai berbagai fungsi seperti melakukan perekrutan, pelatihan, pelaporan kinerja sumber daya manusia, keuntungan manajemen, serta sebagai database perusahaan. Fitur-fitur dari Human Resource Information System (HRIS) adalah

  • Fitur inti HR seperti absensi, cuti atau izin kerja, dan fungsi yang berkaitan dengan pengawasan karyawan lainnya.
  • Fitur Perekrutan untuk membantu tim HR dalam melakukan perekrutan pada para calon karyawan baru.
  • Fitur Perancangan Pelatihan yang berguna untuk memberikan rancangan pelatihan yang akan dilakukan oleh tim HR.
  • Fitur Workflow Kinerja, fitur ini berguna untuk memproses dan memberikan data kinerja dari setiap karyawan serta memberikan workflow dimana saat karyawan sudah menyelesaikan pekerjaannya, pekerjaan tersebut akan secara otomatis dilemparkan ke karyawan lain yang mempunyai tugas untuk meneruskan pekerjaan tersebut.
  • Fitur Layanan Mandiri atau Self Service, fitur ini bisa membuat karyawan melakukan pekerjaannya secara mandiri tanpa perlu adanya dampingan atau pelayanan dari tim HR.
  • Fitur Laporan Rutin, sama seperti namanya, fitur ini akan merekap laporan rutin dalam jangka waktu tertentu secara otomatis untuk nantinya bisa dipakai tim HR dalam membuat kesimpulan tentang kinerja para karyawannya.

Human Capital Management (HCM)

Human Capital Management atau disingkat dengan HCM adalah sistem yang mirip dengan unsur-unsur yang terdapat di HRIS, namun dengan penambahan dan pengembangan di beberapa fungsinya. Sistem tersebut mampu memungkinkan tim HR untuk mengelola karyawan yang berasal dari luar negeri dengan bahasa maupun mata yang yang tentunya juga berbeda. 

Sistem HCM juga mempunyai beberapa fungsi untuk menyediakan perencanaan pembagian gaji, penetapan tujuan perusahaan, alokasi anggaran, serta hal-hal penting lainnya. Selain itu, HCM juga memiliki beberapa fungsi tambahan yang bisa dimanfaatkan oleh tim HR. Fungsi tersebut diantaranya adalah Onboarding atau orientasi dan pengenalan, Performance Management atau manajemen kinerja karyawan, kontrol posisi dan suksesi, analisa data, serta manajemen dan pembagian gaji karyawan atau sumber daya manusia secara global.

Human Resource Management System (HRMS)

Jenis aplikasi kepegawaian yang terakhir adalah Human Resource Management System atau sering disingkat dengan HRMS. Sistem ini merupakan sistem yang mempunyai tujuan utama dalam manajemen sumber daya manusia. HRMS memiliki sistem yang terbilang lebih komprehensif jika dibandingkan dengan dua jenis aplikasi kepegawaian sebelumnya. 

HRMS mampu memproses manajemen sumber daya manusia atau dalam hal ini adalah karyawan dengan lebih detail dan terperinci. Sistem ini juga bisa mengelola pembagian gaji serta absensi dari setiap karyawan dalam waktu yang bersamaan. Artinya, pada saat karyawan tersebut melakukan absensi, maka sistem ini akan secara otomatis menghitung jumlah gaji akan akan didapat karyawan tersebut berdasarkan tingkat absensi mereka.

Selain itu, sistem HRMS juga mempunyai fungsi sebagai alat perencanaan dan evaluasi dalam perusahaan. HRMS mempunyai fitur dan fungsi yang mencakup semua fitur dan fungsi dari HRIS dan HCM ditambah dengan fitur pengelolaan, pembagian gaji dan absensi secara bersamaan, serta fitur evaluasi.

Manfaat dari aplikasi kepegawaian

Aplikasi kepegawaian mempunyai banyak manfaat untuk tim HR dan tentunya juga untuk perusahaan. Beberapa manfaat tersebut diantaranya adalah:

  • Absensi Bisa Dilakukan Secara Real Time

Laporan absensi atau kehadiran dari para karyawan merupakan hal penting untuk diketahui perusahaan. Absensi bisa menjadi gambaran tingkat produktivitas dan kontribusi dari karyawan tersebut terhadap perusahaan, yang akan menjadi dasar acuan dalam pembagian gaji bulanan nantinya. Dengan adanya aplikasi kepegawaian, absensi karyawan dapat dilakukan secara online dan real time.

Artinya, tim HR dapat melihat kapan karyawan tersebut melakukan absensi secara langsung tanpa adanya delay antara input absensi yang dimasukkan karyawan dengan output informasi yang diterima oleh tim HR. Hal ini juga terhubung dengan sistem pembagian gaji yang akan secara otomatis dihitung oleh software tersebut sesuai dengan tingkat absensi dari setiap karyawan.

  • Sistem Pembagian Gaji Menjadi Lebih Akurat

Pembagian gaji merupakan sebuah cermin dari perusahaan tersebut dalam menghargai kinerja para karyawannya. Perusahaan harus teliti dalam menghitung pembagian gaji para karyawan seperti uang lembur dan bonus serta THR sesuai dengan kinerja dari setiap karyawan tersebut.

Adanya aplikasi kepegawaian berperan penting dalam hal tersebut karena perhitungan dan pengelolaan gaji akan sesuai dan tepat sasaran sesuai dengan kinerja karyawan. Hal tersebut dikarenakan pembagian gaji yang dilakukan secara manual rentan dengan terjadinya kesalahan, manipulasi, bahkan korupsi.

  • Memudahkan Karyawan Dalam Mengajukan Cuti atau Izin Kerja

Selain bermanfaat untuk perusahaan, aplikasi kepegawaian tersebut juga bermanfaat untuk para karyawan. Karyawan bisa mengajukan cuti atau izin kerja kepada tim HR secara praktis menggunakan software tersebut. Bahkan, karyawan juga bisa melampirkan dokumen pendukung untuk pengajuan cuti kepada tim HR seperti surat dokter atau surat lainnya dalam bentuk softcopy atau file dalam software tersebut.

Selain itu, karyawan juga bisa mengakses aplikasi kepegawaian untuk mencari informasi terkait pengajuan cuti atau izin kerja, melihat data kehadiran, serta pemasukan gaji bulanan yang akan diterima. Salah satu aplikasi kepegawaian yang aman dan terpercaya adalah Talenta.

Talenta bisa menjadi pilihan terbaik untuk tim HR dalam perusahaan karena aplikasi ini mempunyai banyak fitur yang sangat bermanfaat untuk mendukung dan membantu pekerjaan dari tim HR.

Talenta mempunyai sistem berbasis teknologi cloud yang juga didukung dengan aplikasi mobile yang lebih mudah untuk diakses. Hal tersebut tentunya sangat membantu pekerjaan dari tim HR agar menjadi lebih efektif dan efisien. Fitur-fitur andalan yang tersedia di Talenta adalah:

  • Fitur payroll, payroll atau pembagian gaji bertujuan untuk membantu perusahaan dalam menghitung dan membagikan gaji bulanan para karyawannya secara otomatis. Fitur payroll ini berguna agar pembagian gaji menjadi lebih efektif dan efisien, karena proses tersebut bisa dilakukan secara online tanpa perlu datang ke kantor.
  • Fitur manajemen waktu, fitur ini berguna untuk tim HR dalam melakukan otomatisasi proses cuti atau izin kerja, jam lembur, dan hal lainnya dengan lebih cepat dan mudah.
  • Fitur absensi mobile, adanya fitur ini membuat para karyawan dapat melakukan absensi dengan lebih mudah dimana saja dan kapan saja. Karyawan hanya perlu menggunakan gadget mereka seperti smartphone atau komputer untuk bisa melakukan absensi. Selain itu, adanya fitur ini juga bisa membantu tim HR dalam melakukan pengawasan terhadap absensi dari para karyawannya.
  • Fitur database karyawan, fitur ini membantu tim HR dalam melakukan pengelolaan data serta informasi yang berkaitan dengan karyawan mulai dari data personal, tingkat absensi, informasi tunjangan, kontrak kerja, dan hal-hal penting lainnya.

Berita Terkait

Berita Terkini